OECD berichtet über zunehmenden KI-Einsatz in der öffentlichen Beschaffung

Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) hat einen Bericht veröffentlicht, der den zunehmenden Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Beschaffung analysiert. Dem Bericht zufolge setzen Regierungen und öffentliche Stellen weltweit KI in Beschaffungsabläufen ein, um Kostensenkungen, kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz und eine breitere Beteiligung von Anbietern zu erreichen. Diese Veröffentlichung ist Teil der fortlaufenden OECD-Reihe "Governing with Artificial Intelligence", die darauf abzielt, politische Orientierung für den Aufbau von KI-Governance-Rahmenwerken im öffentlichen Sektor bereitzustellen.

Umfang der KI-Anwendungen in der öffentlichen Beschaffung

Nach Angaben des OECD-Berichts wenden öffentliche Stellen KI in mehreren Phasen des Beschaffungszyklus an. Zu den wichtigsten Einsatzbereichen zählen Ausgabenanalyse, Risikomanagement, Lieferantensuche und Vertragsmanagement. In der Ausgabenanalyse untersuchen KI-Systeme historische Beschaffungsdaten, um die Budgetzuweisung zu optimieren, doppelte Ausgaben zu identifizieren und ungewöhnliche Ausgabemuster zu markieren. Im Risikomanagement bewerten KI-Tools die finanzielle Lage von Lieferanten, frühere Vertragsleistungen und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und ermöglichen Beschaffungsverantwortlichen damit schnellere und fundiertere Entscheidungen.

Bei der Lieferantensuche durchsucht KI große Datenbanken, um potenzielle Anbieter zu empfehlen, die bestimmte Anforderungen erfüllen, und erweitert damit die Möglichkeiten für kleine und mittlere Unternehmen sowie neue Markteintritte. Im Vertragsmanagement werden Technologien der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP) eingesetzt, um Vertragsklauseln zu prüfen, Lieferverzögerungen zu erkennen und frühzeitig auf mögliche Probleme hinzuweisen. Diese KI-Tools verringern den administrativen Aufwand für Beschaffungsmitarbeitende und verbessern die Konsistenz und Objektivität der Entscheidungsfindung.

Kostensenkung und Zugewinne bei der Transparenz

Der Bericht hebt die Auswirkungen der KI-Einführung sowohl auf die Kostenstrukturen als auch auf die Transparenz in der öffentlichen Beschaffung hervor. Automatisierte Datenanalyse und Prozessoptimierung verkürzen in zahlreichen dokumentierten Fällen die Beschaffungszyklen und senken die Verwaltungskosten. Bei groß angelegten Beschaffungsprojekten bewertet KI rasch Tausende von Angebotsvorschlägen, automatisiert Preisvergleiche und Qualitätsbewertungen und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für Beschaffungsteams.

Im Hinblick auf die Transparenz erfassen KI-Systeme jeden Schritt des Beschaffungsprozesses und halten nachvollziehbare Entscheidungsbegründungen fest, was zur Rechenschaftspflicht beiträgt. Einige Länder haben KI-gestützte Beschaffungsplattformen eingeführt, die Angebotsinformationen und Daten zur Vertragsausführung in Echtzeit veröffentlichen und es Bürgerinnen und Bürgern sowie Prüfstellen ermöglichen, die Aktivitäten zu überwachen. Diese Entwicklungen stärken das Vertrauen in Beschaffungssysteme und fördern wettbewerbliche Umfelder. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit spielen eine zentrale Rolle bei der Wahrung der Integrität der Beschaffung und bieten Prüfbehörden eine Grundlage, um die Einhaltung von Verfahrensvorgaben zu verifizieren.

Governance- und politische Herausforderungen

Neben den Vorteilen betont die OECD die Bedeutung robuster Governance-Rahmenwerke. Da KI-Systeme einen größeren Einfluss auf Beschaffungsentscheidungen ausüben, sind Fragen wie algorithmische Verzerrung, Datenqualität, Erklärbarkeit und Rechenschaftspflicht zu zentralen politischen Anliegen geworden. Da die öffentliche Beschaffung Steuermittel betrifft, unterstreicht der Bericht die Notwendigkeit institutioneller Schutzmechanismen, um Fairness und Transparenz von KI-Systemen sicherzustellen.

Die OECD empfiehlt, dass Regierungen ethische Grundsätze und rechtliche Anforderungen von Beginn an in die Gestaltung von KI-Beschaffungssystemen einbetten und die Systemzuverlässigkeit durch regelmäßige Prüfungen und Leistungsbewertungen aufrechterhalten. Zudem fordert sie erweiterte KI-Schulungsprogramme für Beschaffungsverantwortliche und politische Entscheidungsträger, um sowohl technische Kompetenz als auch ethisches Urteilsvermögen zu stärken. Datensicherheit und Datenschutz werden als wesentliche Aspekte hervorgehoben, wobei KI-Systeme, die Lieferanten- und Vertragsinformationen verarbeiten, strengen Sicherheitsstandards genügen müssen.

Algorithmische Verzerrungen sind insbesondere bei der Lieferantenauswahl und der Risikobewertung von Bedeutung. Wenn historische Daten eingebettete Verzerrungen enthalten, können KI-Modelle Anbieter bestimmter Größen oder Regionen benachteiligen. Dem vorzubeugen erfordert, dass die Repräsentativität der Trainingsdaten sichergestellt und Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Modellausgaben eingerichtet werden. Erklärbarkeit ist ebenfalls eine zentrale Anforderung: Beschaffungsverantwortliche und Stakeholder müssen nachvollziehen können, warum ein KI-System einen bestimmten Lieferanten empfohlen oder ausgeschlossen hat.

Bedarf an internationaler Zusammenarbeit und Standardisierung

Die OECD betont, dass der wirksame Einsatz von KI in der öffentlichen Beschaffung internationale Zusammenarbeit und Standardisierung erfordert. Abweichende nationale Standards und Vorschriften können bei Unternehmen, die in globalen Lieferketten tätig sind, zu Unklarheiten führen und die Interoperabilität von KI-Systemen beeinträchtigen. Die Organisation plant, den Austausch bewährter Verfahren zwischen den Mitgliedsländern weiter zu fördern und gemeinsame Grundsätze und Leitlinien zu entwickeln.

Der Bericht weist zudem darauf hin, dass sich Politik und Regulierung angesichts der raschen technologischen Entwicklung flexibel anpassen müssen. Statt starrer Regeln wird ein prinzipienbasierter Ansatz empfohlen, um ein Gleichgewicht zwischen Innovationsförderung und Schutz des öffentlichen Interesses zu erreichen. Dieses Gleichgewicht erfordert Governance-Strukturen mit mehreren Interessenträgern, an denen Regierung, Industrie, Wissenschaft und Zivilgesellschaft beteiligt sind.

Standardisierungsbemühungen müssen nicht nur technische Aspekte wie Datenformate, Schnittstellenspezifikationen und Leistungskennzahlen umfassen, sondern auch institutionelle Dimensionen wie ethische Grundsätze, Verantwortungszuordnung und Prüfverfahren. Sobald internationale Standards etabliert sind, können Entwickler von KI-Beschaffungslösungen den Aufwand verringern, unterschiedliche nationale Anforderungen für den Marktzugang zu erfüllen, und Regierungen können geprüfte Lösungen schneller übernehmen.

Ausblick und Richtungen der technologischen Entwicklung

Es wird erwartet, dass die Einführung von KI in der öffentlichen Beschaffung weiter zunimmt. Fortschritte bei generativer KI und großen Sprachmodellen (LLMs) dürften die Rolle von KI auf komplexere Aufgaben wie Vertragsentwurf, rechtliche Prüfung und Kommunikation mit Lieferanten ausweiten. So könnte generative KI beispielsweise standardisierte Vertragsvorlagen automatisch entwerfen und Klauseln an spezifische Beschaffungsanforderungen anpassen. Mehrsprachige Fähigkeiten könnten zudem Sprachbarrieren in internationalen Beschaffungsprojekten verringern.

Gleichzeitig müssen technische und institutionelle Maßnahmen zur Sicherstellung von Zuverlässigkeit und Fairness von KI-Systemen parallel voranschreiten. Verfahren zur Modellvalidierung, Werkzeuge zur Erkennung von Verzerrungen und Rahmenwerke für Erklärbarkeit werden fortlaufend verbessert, und diese technischen Fortschritte werden die Vertrauensbasis für den Einsatz von KI im öffentlichen Sektor stärken. Wenn standardisierte Kennzahlen und Benchmarks zur Bewertung von Leistung und Wirkung von KI-Systemen entwickelt werden, können Regierungen bei der Auswahl von Lösungen objektivere Kriterien anwenden.

Der Bericht der OECD dürfte den internationalen Dialog über die Governance von KI im öffentlichen Sektor voranbringen und Regierungen Orientierung bieten, die KI verantwortungsvoll einsetzen wollen. Da die öffentliche Beschaffung einen erheblichen Anteil der Staatsausgaben ausmacht, könnte erfolgreiche KI-gestützte Innovation in diesem Bereich die fiskalische Effizienz und die Qualität öffentlicher Dienstleistungen deutlich verbessern. Die digitale Transformation von Beschaffungsprozessen kann über die bloße Einführung von Technologie hinausgehen und als Gelegenheit dienen, die Arbeitsweise des öffentlichen Sektors und seine Beziehung zu den Bürgerinnen und Bürgern neu zu definieren.